A tomada de decisão é comumente entendida como “escolher entre alternativas”. Porém, essa visão é muito simplista, já que a tomada de decisão é um processo abrangente, e não simplesmente o de escolher entre alternativas.

Dito isso, no artigo de hoje, entenda como ser eficiente no processo de tomada de decisão na sua empresa. Confira o que é um processo decisório, seus elementos e suas 5 etapas. 

Além disso, veja também dicas para obter sucesso nas suas decisões e uma breve resenha crítica do livro ‘Mindset’ que poderá ajudar nas suas decisões. 

Neste post você irá conferir:

• Tomada de decisão nas organizações
  • Seis elementos da tomada de decisão
• As 5 etapas do processo de tomada de decisão
  • Identifique o problema
  • Colete dados
  • Identifique as alternativas
  • Escolha da melhor alternativa
  • Decida e acompanhe
• Dica de livro para tomada de decisão: Mindset – A Nova Psicologia do Sucesso

Tomada de decisão nas organizações

Os bons ou maus resultados da sua empresa dependem das várias decisões que você toma todos os dias. Com um processo de tomada de decisão estruturado e baseado em dados, o sucesso e eficiência ficam muito mais próximos de alcançar. 

Um problema frequente nas organizações, é tomar decisões baseadas unicamente pela intuição, fato extremamente prejudicial ao negócio.

O ideal, é seguir uma metodologia padronizada ou haver um processo modelado com precisão, que possui como base fatos concretos e dados. 

Outro ponto interessante de se abordar, é que a tomada de decisão é feita por pessoas. 

Pessoas essas que possuem suas singularidades, e são afetadas pelo meio onde vivem, por suas percepções, experiências e até mesmo por suas crenças.

Todos esses fatores podem tornar o processo de tomada de decisão em algo extremamente delicado, pois a “decisão perfeita” não existe, o que há é a busca pela melhor alternativa, aquela mais propensa a garantir  o melhor caminho até o sucesso.

Porém, mesmo que cada indivíduo possua sua ‘verdade’, a tomada de decisão pode ser muito mais efetiva se for um processo estruturado, ou seja, com método e etapas.

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Seis elementos da tomada de decisão: 

A tomada de decisão ocorre em reação a um problema. Um problema existe quando se verifica uma discrepância entre o estado atual das coisas e seu estado desejável.

Complementando essa ideia, é possível ressaltar que toda decisão envolve seis elementos:

• O tomador de decisão: é a pessoa que faz uma escolha ou opção entre várias alternativas futuras de ação.
• Os objetivos: são o que o tomador de decisão pretende alcançar com suas ações. 
• As preferências: são os critérios que o tomador de decisão usa para fazer sua escolha.
• A estratégia: é o curso de ação que o tomador de decisão escolhe para atingir seus objetivos dependendo dos recursos que pode dispor. 
• A situação: são os aspectos do ambiente que envolve o tomador de decisão, alguns deles fora do seu controle, conhecimento ou compreensão e que afetam sua escolha. 
• O resultado: é a consequência ou resultado de uma estratégia.

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As 5 etapas do processo de tomada de decisão

Como já foi mencionado acima, a tomada de decisão deve ser vista como um processo da sua empresa, com etapas bem definidas, todas baseadas em fatos e dados. 

Portanto, confira as 5 etapas que você pode seguir para aumentar a eficiência e o sucesso das decisões tomadas no seu negócio:

1. Identifique o problema

Ao se deparar com grandes problemas, o controle emocional é fundamental para compreender o que está realmente acontecendo. 

Geralmente, o diagnóstico do problema passa por visualizar as consequências e estabelecer o nível de prioridade desta situação.

É claro que em alguns momentos provavelmente não haverá processo de tomada de decisão, devido à urgência. 

Imagine que seu funcionário ficou doente e avisou em cima da hora que não poderá participar de uma reunião marcada há semanas com o cliente, o que você faria? Provavelmente ficaria entre “assumir a bronca”, remarcar a reunião ou mandar uma outra pessoa no lugar. 

Porém, essa situação não acontece sempre. Para situações do dia-a-dia da sua empresa, como: aprovar um projeto, comprar uma nova ferramenta, mudar determinada estratégia, você terá tempo para organizar as ideias e entender completamente as questões antes de agir.  

E para auxiliar a entender o que você deve priorizar, a Matriz GUT pode ser muito útil. 

Com dela, você classifica as situações através de três características:   

• Gravidade: potencial de prejuízo financeiro ou relacionado a outro valor importante;
• Urgência: momento de ocorrência do prejuízo;
• Tendência: se a situação melhora ou piora com o passar do tempo.

Não existe em utilizar a Matriz GUT para entender o que priorizar no seu processo de tomada de decisão, assim como definir prazos.  

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2. Colete dados

O segundo passo no processo de tomada de decisão é entender o máximo possível da situação e fazer um levantamento de dados e informações.

Os dados coletados podem surgir de várias fontes, já que isso depende muito do tipo de problema que está sendo abordado.

Alguns exemplos que fontes:

• Reunião com líderes;
• Feedbacks dos envolvidos;
• Pesquisas internas ou externas;
• Relatórios de desempenho;
• Orçamentos sobre aquisição de produtos e serviços.

Nesta etapa, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Por exemplo: um software pode oferecer relatórios automáticos valiosos para embasar a sua tomada de decisão, além de garantir uma visão de todo o projeto que está em andamento.

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3. Identifique as alternativas

Até aqui, você já conhece o seu problema e já possui as informações para poder embasar sua decisão. Agora, você precisa levantar opções para a tomada de decisão.

Nesta etapa, é interessante você convidar outros profissionais para agregar novos conhecimentos, visões, opiniões e experiências à situação em questão. 

O risco de ficar estagnado no mesmo lugar é grande, então, fazer uso de técnicas para estimular o pensar, organizar as ideias e direcionar os olhares para o ponto central da questão pode ajudar muito.

Algumas técnicas que podem ser usadas neste momento:  

• Brainstorming

Sabe quando você está em uma reunião com seu time e todos compartilham as idéias e insights que obtiveram durante esse encontro? Essa explosão de ideias e informações é um brainstorming!

No contexto da tomada de decisão, você pode pedir sugestões aos profissionais e ouvi-lás sem críticas ou julgamentos.

Após esse momento, o ideal é fazer uma seleção das ideias que foram levantadas e que fazem sentido para o contexto, escolhendo as melhores. Assim, você está pronto para seguir até a próxima etapa.

• Grupos de trabalho

Essa técnica não é tão comum nas empresas, até pela questão do tempo, mas pode ser bem interessante também. 

Fazer grupos de trabalho consiste em dividir os profissionais em grupos e fornecer toda a autonomia que precisam para desenvolverem uma proposta de solução.

Dessa forma, o líder terá bastante material para trabalhar em cima e identificar a melhor alternativa.

• Prototipação

A prototipação é a versão do seu produto ou serviço em sua essência, ou seja, sua solução apenas com seus aspectos mais importantes.

Embora mais custoso, o objetivo é tornar a proposta concreta e mais fácil de visualizar todas as suas nuances.  

Entenda que nem sempre suas decisões irão envolver várias opções, mas sim uma resposta positiva ou negativa de determinada questão.

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4. Escolha da melhor alternativa

Você chegou na quarta etapa, ou seja, você já conhece o seu problema, possui as informações para se embasar e já possui algumas opções para a tomada de decisão. Chegou o momento de escolher a melhor alternativa!

Aqui, não existe uma regra clara de como escolher determinada alternativa, por isso, irei indicar algumas estratégias que podem ser utilizadas para facilitar o seu processo de escolha. Confira:

Matriz de perdas e ganhos

Uma ferramenta muito fácil que você pode utilizar é a matriz de perdas e ganhos. Nela, cada alternativa é submetida a estas 4 questões: 

• O que se ganha ao fazer isso?
• O que se perde ao fazer isso?
• O que se ganha ao não fazer isso?
• O que se perde ao não fazer isso?

O que você precisa fazer é comparar o custo-benefício das alternativas e selecionar a mais próxima de uma proporção ótima entre perdas e ganhos.

Os 5 porquês

Você também pode encaixar as opções na técnica chamada “5 porquês” (5-whys), onde você repete as opções com o pronome “por que”, até chegar ao cerne de cada alternativa, podendo testar o nível de convicção de cada opção proposta.

Por exemplo:

Problema: Contração de um novo projeto para a empresa.

Por que o Projeto Alfa é importante para empresa?

R: Porque terá um ótimo retorno financeiro.

Por que haverá um ótimo retorno financeiro?

R: Porque a margem de lucro é favorável.

Por que a margem de lucro é favorável?

R: Porque os custos podem ser otimizados.

Por que se consegue otimizar os custos?

R: Porque haverá uma redução nas horas de trabalho.

Por que existe redução nas horas de trabalho?

R: Porque os processos estarão automatizados.

Fácil de usar, né?! E os benefícios dos 5 porquês são inúmeros, pois:

• É uma técnica simples que você pode aplicar a qualquer problema; 
• É capaz de identificar a causa raiz de um problema; 
• Possibilita descobrir a relação entre diferentes problemas e causas raízes;
• Ajuda a identificar e priorizar melhorias potenciais.

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5. Decida e acompanhe

A etapa final do seu processo de tomada de decisão é… decidir!

Com as etapas acima, você já tem uma noção completa do problema, e já pode optar pelo melhor caminho.

Você também pode traçar um plano simples ou composto, ou seja, caso seu plano A não funcione, você já possui um plano B de backup.

Com tudo isso em mãos, agora seu papel é acompanhar o andamento dessa decisão, principalmente a sua implementação.

Você também pode utilizar o ciclo PDCA para no momento de gerir essas questões.

O  PDCA (planejamento, execução, checagem e ajuste) é um método interativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos, e pode facilitar muito a adaptação da sua estratégia caso ocorra alguma mudança de cenário.

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Dica de livro para tomada de decisão: Mindset – A Nova Psicologia do Sucesso

AVISO: Spoilers do livro a seguir 😉

O livro “Mindset – A nova Psicologia do Sucesso” foi escrito por Carol S. Dweck, psicóloga renomada e formada em Stanford, onde detalha sua teoria, embasada em anos de estudo e prática, sobre os aspectos do mindset (termo inglês comparativo a atitude mental) e como este influencia para o sucesso ou fracasso do indivíduo.

O ponto central do livro, ou seja, o mindset, é visto como a resposta para um problema que Carol Dweck se deparou por anos e anos dentro de sua experiência. Em suas interações, Carol notou dois tipos bem distintos de comportamentos.

O primeiro comportamento, que ela denomina mindset fixo, é um reflexo estabelecido em cima da crença que traços de personalidades e inteligência são fixos e imutáveis, e, portanto, as atitudes perantes desafios, novidades e afins são ditados por essa crença. 

O segundo comportamento, bem diferente do anterior, é o que Carol denomina como mindset de crescimento. Este tipo de mindset, por sua vez, possui distinções claras do mindset anterior. 

Isto porque ele é definido pela crença de que os traços da personalidade são mutáveis e passíveis de serem aprimorados. Talentos não são apenas dons, eles podem ser desenvolvidos e estimulados. 

Ambos os mindsets influenciam nas atitudes e postura dos indivíduos. A diferença entre os dois tipos, se desdobra nos mais diferentes campos das nossas vidas, desde a infância até a vida adulta. 

Um dos aspectos que mais distingue os dois mindsets, e com influência direta no sucesso atingido, é na postura em relação a desafios ou coisas não aprendidas.

Quando alocamos essa visão ao mundo dos negócios, percebemos muito sentido, até porque as organizações são compostas por pessoas e a forma que estas interagem uma com as outras está diretamente ligada às crenças e pressupostos de cada um.

Estendendo a mesma questão para o processo de tomada de decisão, podemos entender o potencial do mindset do crescimento principalmente no momento de análise das variáveis e do cenário para a melhor escolha. 

Ter um mindset de crescimento na tomada de decisão é ter uma mentalidade focada no encontro de soluções para os mais diferentes acontecimentos dentro de um negócio, seja uma decisão simples ou que pode mudar a trajetória da empresa, é preciso estar aberto para entender todos os riscos e conseguir montar a melhor estratégia.

Como administradores, possuímos alta responsabilidade, perante todos os stakeholders, em tomar a decisão mais adequada e de forma ágil. 

Ao mesmo tempo, estamos inseridos em um mercado cada vez mais dinâmico, onde tudo pode mudar de uma hora para outra. 

É normal que, considerando o alto nível de exigência da função exercida e a urgência do trabalho, constantemente nos veremos em situações desafiadoras, onde não tenhamos respostas fáceis e precisamos nos atualizar, evoluir. 

Nesse momento, os mindsets podem ser a diferença entre uma tomada de decisão correta ou incorreta. 

É importante nesse caso que o gestor tome como referência o mindset de crescimento, estando aberto e flexível para aprender com os feedbacks do meio a sua volta para que tome a decisão correta, entendendo esses desafios e dificuldades como parte natural de seu trabalho e necessários para a evolução do processo.

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