Muitas empresas têm buscado implementar novos sistemas e processos para se manterem competitivas em seus mercados. Toda semana surge uma ferramenta nova para gerar leads, comunicar-se com seu público-alvo e aumentar as taxas de conversão.

Há cerca de 5 anos o inbound marketing começou a ganhar fôlego no Brasil como uma inovação muito tímida. Hoje é realidade para quase a totalidade das empresas. Ou se faz ou se quer fazer inbound marketing pois os cases se acumulam nos mais variados segmentos.

Da mesma forma a Pré-Venda tem se consolidado principalmente devido à previsibilidade na geração de novas oportunidades. A Exact Sales mostrou, com seu crescimento exponencial, a força do outbound marketing para tração de vendas complexas quando executada com processo e inteligência.

Quantas inovações estão surgindo com potencial para revolucionar o seu negócio? Certamente muitas e você precisa acompanhar este movimento para não ficar para trás, não é mesmo?

Mas muitas vezes na hora de colocar para rodar um novo processo na empresa, por mais promissor que possa ser o produto do projeto, a implementação pode esbarrar nas mais diversas resistências organizacionais, dificultando o colheita dos frutos do investimento.

As 3 fases de uma implementação

E neste ponto chegamos ao objetivo deste texto que é falar um pouco sobre as fases de uma implementação, seja de um processo (um nova forma de fazer algo com maior eficiência) ou de um novo software, e como mitigar os riscos de cada fase.

Toda mudança nos tira da nossa zona de conforto. Já estávamos acostumados a fazer daquela maneira, não é mesmo?

No entanto muitas vezes mudar é preciso. E conhecendo as etapas de uma implantação você poderá antever alguns perigos e não cair em algumas armadilhas que poderão sabotar seu projeto pôr em risco todo o seu investimento.

As fases de uma implantação são:

• Brinquedo Novo
• Aprendizado
• Eficácia

Agora que você já sabe quais são vamos analisá-las detalhadamente. Mas antes observe neste gráfico com atenção a relação entre o esforço e o resultado. O encontro (ou desencontro) destes 2 elementos podem desdobram-se em fatores de risco. Veja:

Pronto? Vamos lá!

Brinquedo novo

Esta é a primeira fase da implantação. É o início da implantação e todos os envolvidos estão empolgados com o novo processo. A curiosidade de todos é grande para entender melhor como funcionam todos detalhes.

Repare no gráfico que tanto o esforço como o resultado são baixos.

Esta etapa chama-se “brinquedo novo” justamente por isso. É como se a equipe “brincasse” com o software para descobrir algo novo. É um momento de grande curiosidade porém pouca efetividade. As pessoas não sabem exatamente como funcionará a operação e estão ansiosas para ver tudo acontecendo.

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Cada um tem uma forma peculiar para encarar esta fase. As pessoas mais técnicas gostam de dissecar todos os detalhes rapidamente. Então costumam não demorar muito para passar para a próxima etapa.

Esta fase não deve durar muito tempo. Cerca de 1 semana é o mais comum na maioria dos casos. Por isso também não existem tantos riscos envolvidos neste primeiro momento.

Por outro lado uma recomendação geral é analisar o perfil dos envolvidos no projeto visando auxiliar na utilização da ferramenta, resolução de dificuldades técnicas para que na próxima fase a equipe tenha mais facilidade para atingir o resultado esperado o mais rápido possível.

Aprendizado

Na segunda etapa da implantação os resultados precisam começar a surgir. No entanto a equipe ainda não domina o novo processo totalmente. Todos se esforçam muito colocar em prática os conceitos e orientações adquiridas até o momento. No entanto justamente devido a essa baixa familiaridade com o novo processo a equipe ainda não performa muito bem.

Esta é a fase mais dura da implantação. Algumas pessoas têm dificuldade de enxergar os benefícios do processo no longo prazo e podem ficar desmotivadas.

As emoções são contagiosas e não se pode deixar que a equipe perca o brilho nos olhos. Neste momento o papel do líder é fundamental para assegurar que a sua equipe mantenha a visão dos benefícios que serão gerados. É o momento de aproximar-se da equipe. Ser o ombro amigo, esclarecer dúvidas, orientar quais são as melhores formas de atingir mais resultado e dar feedbacks é uma constância.

Evidente que transparência é fundamental. Caso alguém não esteja performando bem não se deve deixar passar. Se isso acontecer, essa pessoa não passará para a próxima etapa que é a Eficácia. E pode ainda acabar prejudicando o avanço do restante do time.

Todas as pessoas em posições de liderança em suas empresas devem aprimorar a arte do feedback. Existem diversas técnicas disponíveis para consulta na internet. Eu gosto muito das técnicas Sanduíche e SARC. Para quem tiver mais interesse neste tema vale uma pesquisa mais aprofundada pois é um tema bastante amplo.

Para as implantações de processos na área comercial é nesta fase que iniciam as análises de conversões por pré-vendedor, vendedor, mercado (talvez um possível pivotamento de mercado) e a consolidação das métricas.

Um erro muito comum que ocorre nesta fase é deixar de definir metas. Por se tratar de um processo novo alguns gestores ficam com receio de desmotivar a equipe.

No entanto a realidade é exatamente o contrário. Se você não definir uma meta alcançável desde o primeiro dia você estará privando sua equipe daquele sabor de conquista ao atingir a meta. Esse sabor de missão cumprida é o que vai gerar a motivação e energia necessário para dominar o processo e partir para a próxima etapa.

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Eficácia

Na terceira fase da implantação a equipe já domina o processo. Os esforços são consideravelmente menores pois agora basta fazer mais do mesmo. As métricas já são conhecidas.

O processo torna-se replicável e já não há uma necessidade tão intensa de acompanhamento pois o time ganha confiança e os resultados aparecem com mais facilidade. A equipe já sabe o que, porque, quando, como e onde fazer.

É evidente que a liderança continua sendo fundamental mas o desafios são outros. O monitoramento será na qualidade, motivação e análise dos dados em busca de oportunidades.

Considerações finais

Não existe que tempo fixo que delimite o fim de cada uma das etapas e o início da próxima. Isso vai depender de uma série de fatores tais como a maturidade da equipe envolvida, a habilidade de liderança dos gestores e da complexidade do projeto.

Para posicionar-se mais adequadamente os gestores devem perceber as mudanças no comportamento da sua equipe. Desta forma é possível entender em qual das 3 etapas se está, juntamente com seus desafios e os próximos passos.

Muitas iniciativas acabam não vencendo a barreira da fase do aprendizado. Se você está com dificuldade de colher resultados considere falar com um especialista e descobrir como superar seus desafios.

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