Qual a primeira coisa que vem à sua mente quando pensa em rotinas de gestão?

Toda empresa ou organização enfrenta o desafio de melhorar seus processos de gestão, de modo que possam ser mapeados, analisados, redesenhados e controlados.

Os resultados mais evidentes dessa abordagem são: aumento da confiabilidade e produtividade dos processos; melhoria significativa dos indicadores de qualidade; redução do uso dos recursos empregados; redução de redundâncias, esperas e retrabalhos dos processos reestruturados; melhoria da previsibilidade através da padronização. 

No entanto, para que esses resultados sejam alcançados será necessário a criação e solidificação de uma cultura de processos.

Cultura de processos

Para criar uma cultura de processos, as pessoas precisam se inserir nos processos de maneira uniforme e consistente. Tais processos englobam um conjunto de normas, procedimentos, padrões, ferramentas, crenças e demais aspectos do desenvolvimento humano que pessoas empregam para uma determinada finalidade. Itens importantes a considerar:

• Trabalho em equipe é visto como algo natural;
• Gestores não comandam e controlam, mas lideram delegando autonomia com responsabilidade;
• Colaboradores são estimulados a gerar novas ideias para melhorar seus processos;
• Há transparência sobre o desempenho;
• A inovação é estimulada por toda a organização;
• Há meritocracia e recompensas pelos resultados (não necessariamente financeira).

Portanto, se na sua empresa nenhum destes itens se faz presente é hora de começar a se preocupar e tentar reverter a situação.

O que são as rotinas de gestão

Primeiramente, qual seria a definição de rotina? As definições encontradas em dicionários são variadas, mas podemos considerar a seguinte: “Hábito de fazer as coisas sempre da mesma maneira, maquinal ou inconscientemente, pela prática ou imitação”.

Trazendo para a realidade de uma empresa, quais seriam os principais problemas que afetam as rotinas de gestão?

• Falta de foco, decorrente de baixa concentração;
• Dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas;
• A procrastinação (redes sociais principalmente);
• Insatisfação dos colaboradores ou colaboradores desmotivados;
• Comunicação ineficiente onde falhas na comunicação entre o gestor e a equipe geram problemas no ambiente de trabalho;
• Falta de feedback para que um time atue com eficiência, é preciso que os gestores deem feedback;
• Falta de ferramentas (convencionais e tecnológicas) adequadas para executar suas tarefas; 
• Excesso de conectividade por conta dos recursos tecnológicos que acaba criando uma pressão excessiva o tempo todo;
• Falta de treinamento adequado para manter a produtividade em alta e a equipe ficar motivada.

5 dicas para melhorar o gerenciamento das rotinas de gestão

O gerenciamento de rotinas controla as atividades realizadas na empresa no intuito de maximizar a excelência das mesmas. Todo esse processo pode ser aplicado em qualquer setor da empresa e para ser eficaz, precisa adequar o comportamento e conduta de cada profissional envolvido, visto que muitos deles possuem dificuldade para lidar com mudanças na rotina de trabalho e sair da zona de conforto. Portanto, a habilidade de comunicação também é muito importante para que o Gerenciamento de Rotina seja eficaz.

1. Padronização nos processos

A primeira dica é em relação a padronização nos processos. Quando você padroniza os processos você consegue elevar o resultado de seus times, porque independentemente de quais colaboradores estejam trabalhando, a colaboração em torno do processo padronizado leva a este resultado.

2. Definir projetos

Definir projetos é a segunda dica. Quando é necessário cumprir as rotinas planejadas, o tempo passa a ser uma variável importantíssima para que os objetivos pretendidos sejam alcançados.

Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá acarretar problemas de atraso e sobrecarga no futuro, trazendo dificuldade para obtenção de metas maiores.

3. Categorização das rotinas operacionais

A terceira dica refere-se a categorização das rotinas operacionais.

Esta é uma estratégia muito valiosa no que tange o aumento do desempenho para executar tarefas rotineiras. Ainda engloba a categorização de procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades.

Dessa forma, o gestor pode medir períodos para serem realizadas todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um período maior em obrigações semelhantes.

4. Monitorar o desempenho

Monitorar o desempenho é nossa quarta dica.

O gerenciamento de rotina exige que diferentes níveis de monitoramento sejam executados: desempenho do grupo; do indivíduo e da empresa em relação a dados projetos.

O monitoramento de desempenho só funciona se controle de tarefas e cobrança serem periodicamente executados.

Essa estratégia se torna ainda mais imprescindível no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão arraigados na rotina das equipes.

Para sobrepor esses desafios, todo líder precisa monitorar de perto a sua equipe, fazendo uso de checklists, planilhas, tabelas e outras ferramentas para liberar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.

5. Delegação de tarefas

A quinta dica é a delegação de tarefas

A centralização é inimiga no cumprimento de prazos. Por esta razão, é de vital importância delegar rotinas para os demais colaboradores se baseando em dois critérios: habilidade dos profissionais e prioridade dos procedimentos.

O critério sobre a habilidade dos profissionais refere-se à entrega das funções de acordo com as habilidades dos liderados ou colegas de equipe, promovendo esse conceito entre todos os membros do time.

Já sobre a prioridade dos procedimentos, refere-se a repassar primeiro as atividades que não demandam atenção especial e podem ser realizadas por outras pessoas sem maiores problemas.

Um dos erros comuns que muitos líderes cometem ao demandar tarefas é a escolha de um colaborador sem as qualidades necessárias para executar as tarefas entregues. Essa má escolha pode gerar um efeito negativo, pois ineficiência ou erros no cumprimento de rotinas operacionais acabam, muitas vezes, aumentando as incertezas do administrador em descentralizar as atividades.

Esperamos que com este post você desperte para o fortalecimento de uma cultura de processos e que consiga gerenciar suas rotinas de modo eficiente e eficaz, resultando em um crescimento contínuo e controlável.