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Como definir KPIs: estratégico, tático e operacional

Por Luana Laguna | 6 de abril de 2022
 Como definir KPIs: estratégico, tático e operacional

Independente de qual seja o segmento do seu negócio, é certo que para desenvolver sua empresa é preciso de acompanhamento constante, e os KPIs são uma excelente ferramenta.

Considerada uma ferramenta de gestão, a utilização de KPIs é fundamental para a elaboração de estratégias de crescimento e de acompanhamento de performance dos setores da sua empresa.

Toda organização, quer seja ela pequena ou grande, possui três níveis de organização e de planejamento, que são eles: estratégico, tático e operacional. Em todos os níveis, não é apenas importante, mas sim vital, que sejam definidas KPIs, de forma a habilitar sua empresa a acompanhar os resultados dela.

Neste conteúdo, vamos detalhar para você o que são KPIs e como é possível implementar esta ferramenta de gestão na sua empresa com algumas dicas matadoras. Vamos lá?

O que é KPI?

Do inglês Key Performance Indicator, KPIs são chamadas no Brasil de Indicador-Chave de Desempenho ou mesmo Indicador-Chave de Performance.

Um KPI é utilizado pelas organizações para avaliar o sucesso em atingir metas. Logo, esse termo é um valor/métrica que representa o quão eficiente uma empresa está em atingir os principais objetivos do negócio.

Mais adiante falaremos dos diferentes níveis de KPIs, mas é importante entender logo de início que podemos trabalhar ele de alto e baixo nível: enquanto que o primeiro se concentra no desempenho geral do negócio, o segundo foca em processos mais específicos (departamentos), como KPIs para vendas e para marketing, etc.

Qual a importância de definir KPIs para o meu negócio

Imagine você gerenciar um negócio sem ter noção alguma sobre o que está sendo feito, quando, como e nem mesmo porquê. Parece inconcebível, não é mesmo?

Mais do que apenas métricas (algo a ser medido), Indicadores-Chave de Desempenho são importantes para o seu negócio e o seu objetivo, ou seja, se uma métrica é relevante para o seu negócio, ela se torna um indicador-chave (KPI).

A partir do momento que você inicia um processo de implementação desta ferramenta, sua empresa passa a contar com um mecanismo de gestão que torna mais claro os objetivos do negócio, e consequentemente, trabalha para alcançá-los.

KPIs estratégico, tático e operacional: qual a diferença?

Como já falamos, os KPIs podem ser definidos tanto para alto quanto para baixo nível. O nível operacional é como se fosse a base de uma pirâmide, e é onde se desenvolve grande parte dos trabalhos que movimentam efetivamente um negócio, o nível estratégico é a ponta, onde se tomam decisões gerais de crescimento e performance.

No entanto, independentemente do que estejamos medindo e em qual nível o KPI está direcionado, é crucial que esteja de alguma forma vinculado aos objetivos propostos pela sua estratégia de negócios.

KPI estratégico

O nível de planejamento estratégico de uma empresa está associado à diretoria. Aqui, se faz o balanço do status atual do negócio, projeções para o futuro próximo ou de longo prazo, ou seja, os objetivos macro do negócio.

KPIs estratégicos geralmente estão associados ao faturamento, ou seja, receita bruta, novos produtos, volume de vendas, eficiência, taxa de crescimento, entre outros.

Os indicadores estratégicos geralmente são utilizados como referência para identificar que os demais níveis de planejamento estejam alcançando bons resultados, de forma a alinhar com os objetivos maiores da empresa.

KPI tático

Se os KPIs estratégicos estão ao nível de diretoria, os KPIs táticos são ao nível de gerência de cada setor. Embora encontrem-se um nível abaixo, eles não deixam de ser menos relevantes!

Os Indicadores-Chave de Performance táticos são elaborados para cada área da empresa, traçando ações que contribuam com o planejamento estratégico da empresa.

KPI operacional

Aqui o acompanhamento é realizado mais de perto e são muito específicos, uma vez que podem ser direcionados para pessoas específicas ou pequenos agrupamentos dentro de um setor.

Diferentemente de um KPI estratégico, que tem um olhar de futuro e longo prazo, os KPIs operacionais são de curto prazo, geralmente diário ou semanal, que estão relacionados com a linha de frente de uma empresa.

Dicas para definir KPIs

Os KPIs precisam ser SMART! Mas como assim? Precisam ser inteligentes? De certa forma, é possível dizer que sim. SMART é uma sigla em inglês para Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-bound, ou seja, específico, mensurável, atingível, realista e temporal.

Em outras palavras, para definir Indicadores-Chave de Performance, é preciso planejá-los com consciência, de uma forma precisa e fácil de comunicar. 

É preciso estar claro que os KPIs não funcionam como um passe de mágica. Desenvolve-se muito planejamento em cima de quais indicadores serão avaliados. Por exemplo: se estou buscando aumentar o número de vendas (Estratégico), provavelmente verificar a quantidade de leads abordados, propostas enviadas e atividades feitas (Operacionais) faça sentido, não é mesmo? 

Pense nestes itens para te ajudar:

  1. O que avaliar? Qual a sua pergunta de negócio. Ex: Quero vender mais?
  2. Classificar as variáveis. Quais os dados vão responder essa pergunta? 
  3. Organize as informações, retire as irrelevantes. Comece com o simples e vá criando maturidade aos poucos.
  4. Analisar os dados. Qual ferramenta será usada?
  5. Realizar testes. Sim, temos que testar qual a melhor estrutura de dados e aperfeiçoá-la.
  6. Encontrou? Torne um processo e tenha constância.

Importância de acompanhar KPIs

Falando em constância, uma vez que os indicadores são estabelecidos, é preciso manter o foco em acompanhá-los com periodicidade, para que, caso esteja ocorrendo algum desvio de percurso ou inconsistência, seja possível arrumar ‘furos’ rapidamente.

Defina relatórios periódicos e encontros que serão necessários para visualizar os números e tomar ações. Não esqueça que, ao definir isso, você deve ter ciência de quais tipos de KPIs abordar, ou seja, é produtivo em nível de gestão de setores abordar números operacionais? Pense nisso e crie uma rotina de rituais assertivos e focados. 

Na hora de pôr a mão na massa é possível adotar diferentes meios de desenvolver os KPIs e fazer acompanhamento das métricas. A elaboração de planilhas e mapas mentais são estratégias que clientes da Sales Hackers costumam usar para ter melhor visualização de suas métricas, e são muito funcionais.

Conclusão

Indicador-Chave de Performance (KPI) é uma ferramenta de gestão fundamental e muito útil para ganhar agilidade no acompanhamento do atingimento de metas da sua empresa.

Além de auxiliar na mensuração dos processos internos, quer seja no setores de base, quer seja no planejamento de alto nível (estratégico), os KPIs auxiliam no crescimento do negócio, promovendo informação para avaliar o que está sendo atingido ou não de objetivos.

É muito comum que as empresas ou deixem de definir e acompanhar KPIs coerentes com o seu negócio e estratégia, ou até tenham muitos indicadores e não saibam como acompanhar e realizar planos de ações.

Aqui, na Sales Hackers, somos especialistas em auxiliar negócios a melhorarem suas vendas e a crescerem exponencialmente com a implementação da ferramenta de gestão de KPIs, o que faz total diferença para os resultados.

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