Qual a primeira coisa que vem à sua mente quando pensa em rotinas de gestão?

Toda empresa ou organização enfrenta o desafio de melhorar seus processos de gestão, de modo que possam ser mapeados, analisados, redesenhados e controlados.

Os resultados mais evidentes dessa abordagem são: aumento da confiabilidade e produtividade dos processos; melhoria significativa dos indicadores de qualidade; redução do uso dos recursos empregados; redução de redundâncias, esperas e retrabalhos dos processos reestruturados; melhoria da previsibilidade através da padronização. 

No entanto, para que esses resultados sejam alcançados será necessário a criação e solidificação de uma cultura de processos.

Cultura de processos

Para criar uma cultura de processos, as pessoas precisam se inserir nos processos de maneira uniforme e consistente. Tais processos englobam um conjunto de normas, procedimentos, padrões, ferramentas, crenças e demais aspectos do desenvolvimento humano que pessoas empregam para uma determinada finalidade. Itens importantes a considerar:

• Trabalho em equipe é visto como algo natural;
• Gestores não comandam e controlam, mas lideram delegando autonomia com responsabilidade;
• Colaboradores são estimulados a gerar novas ideias para melhorar seus processos;
• Há transparência sobre o desempenho;
• A inovação é estimulada por toda a organização;
• Há meritocracia e recompensas pelos resultados (não necessariamente financeira).

Portanto, se na sua empresa nenhum destes itens se faz presente é hora de começar a se preocupar e tentar reverter a situação.

O que são as rotinas de gestão

Primeiramente, qual seria a definição de rotina? As definições encontradas em dicionários são variadas, mas podemos considerar a seguinte: “Hábito de fazer as coisas sempre da mesma maneira, maquinal ou inconscientemente, pela prática ou imitação”.

Trazendo para a realidade de uma empresa, quais seriam os principais problemas que afetam as rotinas de gestão?

• Falta de foco, decorrente de baixa concentração;
• Dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas;
• A procrastinação (redes sociais principalmente);
• Insatisfação dos colaboradores ou colaboradores desmotivados;
• Comunicação ineficiente onde falhas na comunicação entre o gestor e a equipe geram problemas no ambiente de trabalho;
• Falta de feedback para que um time atue com eficiência, é preciso que os gestores deem feedback;
• Falta de ferramentas (convencionais e tecnológicas) adequadas para executar suas tarefas; 
• Excesso de conectividade por conta dos recursos tecnológicos que acaba criando uma pressão excessiva o tempo todo;
• Falta de treinamento adequado para manter a produtividade em alta e a equipe ficar motivada.

5 dicas para melhorar o gerenciamento das rotinas de gestão

O gerenciamento de rotinas controla as atividades realizadas na empresa no intuito de maximizar a excelência das mesmas. Todo esse processo pode ser aplicado em qualquer setor da empresa e para ser eficaz, precisa adequar o comportamento e conduta de cada profissional envolvido, visto que muitos deles possuem dificuldade para lidar com mudanças na rotina de trabalho e sair da zona de conforto. Portanto, a habilidade de comunicação também é muito importante para que o Gerenciamento de Rotina seja eficaz.

1. Padronização nos processos

A primeira dica é em relação a padronização nos processos. Quando você padroniza os processos você consegue elevar o resultado de seus times, porque independentemente de quais colaboradores estejam trabalhando, a colaboração em torno do processo padronizado leva a este resultado.

2. Definir projetos

Definir projetos é a segunda dica. Quando é necessário cumprir as rotinas planejadas, o tempo passa a ser uma variável importantíssima para que os objetivos pretendidos sejam alcançados.

Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá acarretar problemas de atraso e sobrecarga no futuro, trazendo dificuldade para obtenção de metas maiores.

3. Categorização das rotinas operacionais

A terceira dica refere-se a categorização das rotinas operacionais.

Esta é uma estratégia muito valiosa no que tange o aumento do desempenho para executar tarefas rotineiras. Ainda engloba a categorização de procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades.

Dessa forma, o gestor pode medir períodos para serem realizadas todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um período maior em obrigações semelhantes.

4. Monitorar o desempenho

Monitorar o desempenho é nossa quarta dica.

O gerenciamento de rotina exige que diferentes níveis de monitoramento sejam executados: desempenho do grupo; do indivíduo e da empresa em relação a dados projetos.

O monitoramento de desempenho só funciona se controle de tarefas e cobrança serem periodicamente executados.

Essa estratégia se torna ainda mais imprescindível no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão arraigados na rotina das equipes.

Para sobrepor esses desafios, todo líder precisa monitorar de perto a sua equipe, fazendo uso de checklists, planilhas, tabelas e outras ferramentas para liberar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.

5. Delegação de tarefas

A quinta dica é a delegação de tarefas

A centralização é inimiga no cumprimento de prazos. Por esta razão, é de vital importância delegar rotinas para os demais colaboradores se baseando em dois critérios: habilidade dos profissionais e prioridade dos procedimentos.

O critério sobre a habilidade dos profissionais refere-se à entrega das funções de acordo com as habilidades dos liderados ou colegas de equipe, promovendo esse conceito entre todos os membros do time.

Já sobre a prioridade dos procedimentos, refere-se a repassar primeiro as atividades que não demandam atenção especial e podem ser realizadas por outras pessoas sem maiores problemas.

Um dos erros comuns que muitos líderes cometem ao demandar tarefas é a escolha de um colaborador sem as qualidades necessárias para executar as tarefas entregues. Essa má escolha pode gerar um efeito negativo, pois ineficiência ou erros no cumprimento de rotinas operacionais acabam, muitas vezes, aumentando as incertezas do administrador em descentralizar as atividades.

Esperamos que com este post você desperte para o fortalecimento de uma cultura de processos e que consiga gerenciar suas rotinas de modo eficiente e eficaz, resultando em um crescimento contínuo e controlável.

Você pode se perguntar: “afinal, o que é ROI e porque ele é importante?”

Em tempos de alta competitividade, modelos de negócios inovadores, ferramentas tecnológicas turbinadas com inteligência artificial, fica muito mais fácil de se vender, correto?

Eu gostaria muito de dizer que sim, mas a resposta acaba sendo um Não!

A maioria dos profissionais de vendas perdem oportunidades de ouro de fechar negócios atrativos para suas empresas e muitas vezes por falta de um argumento de vendas decisivo, mesmo possuindo a melhor solução ou produto do mercado.

Existe uma grande probabilidade de que a “melhor” solução do mercado seja a mais cara ou uma das mais caras, demandando do vendedor uma atenção especial na questão de vender valor e não preço.

Vamos imaginar a seguinte situação: um investidor que precisa decidir como vai alocar seus recursos, escolher quais produtos financeiros ele vai investir. Neste caso, ele precisa decidir ou escolher uma opção que lhe ofereça o melhor “retorno”, dado um nível de risco que ele deseja ou está disposto a aceitar. Sendo assim ele compara as opções disponíveis no mercado e “calcula” aquela que lhe oferecerá o maior retorno sobre o investimento nos próximos anos. 

No exemplo acima acabamos de introduzir o conceito de retorno sobre o investimento ou ROI, do inglês Return on Investment. Ou seja, são os números que “convencem” ou não o investidor. 

Então, os vendedores devem se perguntar: Será que o meu cliente também não está interessado em números que façam sentido (como por exemplo aumento de receitas)?  

A seguir veremos como calcular o ROI. 

Como calcular o ROI

Para poder demonstrar o cálculo do ROI vamos imaginar a seguinte situação. Jonas é um executivo de vendas de uma empresa que vende soluções SAAS, e está enfrentando algumas objeções por parte de um potencial novo cliente, o Diego. O pacote que Jonas está vendendo a Diego custa R$500,00 mensais.

Para usar este software, Diego também terá que contratar um pré-vendedor que custará R$3.000,00 mensais. A estimativa de Jonas é que em 1 ano seja gerada uma receita adicional de R$80.000,00 com a aquisição e uso do software.

Jonas demonstra para Diego que o ROI neste caso é de 90%. Já a opção de R$400,00 gera um ROI de 47%, considerando que a mesma gere apenas R$60.000,00 de receita adicional (devido a falta de algumas funcionalidades).

Os cálculos estão resumidos no quadro a seguir:

Item	Jonas	Concorrente
Custo do pacote	500,00	400,00
Receita adicional	80.000,00	60.000,00
Custo do SDR	3.000,00	3.000,00
ROI	90%	47%

A fórmula utilizada nos cálculos apresentados acima é a seguinte:

Então, agora que você já sabe como calcular o ROI, não deixe de incluir a sua demonstração na próxima apresentação de vendas que fizer.

Porque o ROI é um ótimo argumento de vendas

Uma das situações mais indicadas para se usar o ROI como argumento de vendas é aquela em que se deve deixar bem claro para o cliente as diferenças entre o produto que você está lhe vendendo e o produto que o concorrente está oferecendo, porém sem precisar “comparar” atributos ou características. O foco passa a ser essa métrica de “valor”.

Adiciona-se a isso o fato de que, como os recursos financeiros não são infinitos, você pode mostrar para o seu cliente que ele está fazendo uma “aplicação” que implicará em ganhos futuros, dentre os quais: aumento de receita, redução de custos, ou as duas coisas ao mesmo tempo.

Leia mais: [Caso de sucesso] Como a Pré-Venda aumentou as conversões da Bionexo em 60%

O ROI é uma métrica extremamente importante não só para decisões de investimentos em ativos financeiros (leia mais sobre ativos financeiros aqui) mas também se aplica em diferentes situações vivenciadas pela área de vendas de uma empresa:

• Contratação de um novo colaborador (CLT X terceirizado);
• Aquisição de um software (Solução completa X Módulos);
• Compra de equipamentos (Substituição X Recuperação)

Independentemente de qual seja a situação, o ROI representa uma medida objetiva e efetiva para quem trabalha focado em resultados de médio e longo prazo.

Diversas empresas utilizam modelos comerciais prontos que prometem céus e terras acreditando que trarão resultados rápidos e melhores. Muitas delas não sabem onde focar, quais métricas acompanhar, e como solucionar problemas que surgem ao utilizar uma metodologia de caixinha e que não tem nenhuma personalização para o seu negócio.

Mas o que venho contar hoje, é a história de uma empresa que buscava uma solução completa e que a ajudasse a crescer da forma que desejava. Uma empresa que buscou o melhor que o mercado tem a oferecer para fazer seu negócio crescer de forma escalável.

O que venho te apresentar é como a reestruturação comercial da ADDEE SolarWinds MSP gerou um aumento nas conversões de vendas de 57%. Se você quer saber como aproveitar os recursos de sua empresa, descobrir gargalos, otimizar seus resultados e ainda reduzir custos, continue a leitura e conheça esse caso de sucesso.

Quer saber como? Vem comigo.

Nesse artigo você verá:

• A ADDEE SolarWinds MSP
• O início da jornada
  • Foco no objetivo
• O caminho para aumentar as conversões de vendas
  • O passo-a-passo da nossa consultoria de vendas
  • Os Playbooks foram a chave para escalar o time
  • Colhendo os frutos
  • O que mudou após a reestruturação comercial

A ADDEE SolarWinds MSP

Atuando desde 2013 no Brasil, a ADDEE tem o objetivo de maximizar o seu negócio, contribuindo para o crescimento sustentável do mercado de tecnologia, através do compartilhamento de conhecimentos, entrega de soluções inovadoras, sempre contribuindo com o enriquecimento moral, intelectual e financeiro de seus clientes e colaboradores.

Nasceram da necessidade de um prestador de serviços de TI e hoje desenvolvem soluções para auxiliar outros prestadores de todo o Brasil. Com estrutura local, fornecem atendimento e suporte em português, além de todo o apoio comercial necessário para seus clientes. Com um time de 20 profissionais altamente qualificados e apaixonados por tecnologia e relacionamento, colocam acima de tudo, as pessoas.

Hoje, fazem parte de uma empresa global compreendendo as necessidades locais, sendo o principal parceiro de negócios dos seus clientes.

O início da jornada

A ADDEE possuía uma equipe de 20 profissionais dentre eles 2 eram AE (Account Executives). Sentiam a necessidade de otimizar seu processo de vendas para depois torná-lo replicável. Assim, quando a equipe comercial crescesse, eles poderiam manter um  padrão de atendimento e posteriormente trabalhar no aumento de demanda para o comercial.

Como a venda é complexa, era necessário uma metodologia que, além de padronizar o processo de vendas, tornasse possível crescer de forma estruturada e com escalabilidade.

Foco no objetivo

A ADDEE precisava rever o porte do cliente que estavam focando, definir quais índices eram motores, capacitar sua equipe comercial e fortalecer a conexão entre às áreas de marketing e vendas.

Logo, os primeiros desafios foram:

• Definir o Perfil de cliente Ideal.
• Otimizar o Funil de Vendas para melhorar as conversões.
  Redefinir as metas e KPIs.
• Fazer o alinhamento entre Marketing e Vendas.
• Reestruturar às equipes do comercial, para que houvesse braço suficiente tanto para gerar demanda quanto para atendê-las. E para isso, definir o perfil para cada posição (SDR ou Closer).

Construindo para crescer

Não importa o tamanho de sua equipe, ela precisa estar alinhada sobre como abordar um prospect e fazê-lo confiar na sua equipe comercial para abrir o jogo.  Para isso foi necessário otimizar o Roteiro de Abordagem da ADDEE utilizando uma metodologia de venda consultiva. Assim, com a equipe alinhada tendo um guia, o ramp-up foi acelerado.

Outro passo para aumentar as conversões de vendas foi a criação de emails para serem utilizados na cadência de prospecção que foi implementada na ferramenta (Meetime) utilizada pelo cliente.

Os desafios foram diversos

Precisávamos buscar no mercado pessoas de acordo com competências específicas para ter sucesso nessa posição. Juntamente com o Gestor de Marketing e Vendas, Luís Montanari, da ADDEE, buscamos no mercado os talentos para formar uma equipe de SDRs.

Também não queríamos implementar mudanças muito profundas no Meetime sem antes encontrar um processo repetível para gerar mais oportunidades.

O caminho para aumentar as conversões de vendas

A Sales Hackers desenvolveu o projeto de reestruturação dos processos de vendas por meio da implementação de uma metodologia de venda consultiva desenvolvida de forma customizada para a ADDEE.

O passo-a-passo da nossa consultoria de vendas

O projeto teve algumas fases onde em cada uma delas fomos construindo diferentes aspectos da Máquina de Vendas da ADDEE.

Fase 1: Imersão

Durante a Imersão mapeamos todo o processo de vendas, gargalos, base de clientes, analisamos os critérios de qualificação para MQL e SQL, e analisamos o SLA entre Marketing e Vendas.

Fase 2: Estratégia

Nesta etapa definimos a estratégia para que a ADDEE superasse seus desafios. Para isso, utilizamos o mapeamento da etapa anterior. Assim, otimizamos o Funil de Vendas, redefinimos metas e KPIs, fizemos a reestruturação de equipes, e definimos o Perfil de Cliente Ideal, para que servisse de base na etapa de construção.

Fase 3: Construção

Depois de entender o processo atual e definir a estratégia para levar a ADDEE à superar seus desafios, colocamos a mão na massa e implementamos as ações necessárias para atingir o objetivo, otimizando o roteiro de abordagem, construindo playbooks para as equipes de vendas e coordenando ajustes no CRM e nos processos internos.

Fase 4: Capacitação

Nessa etapa realizamos o treinamento com os times de SDRs, AEs e Customer Success, para executar o processo desenhado de acordo com as melhores práticas em Inside Sales. Eles aprenderam técnicas avançadas de vendas consultivas para que seus leads se tornassem clientes.

Fase 5: Go Live!

Nesta etapa começamos a executar a estratégia definida. Foi aqui que a equipe de SDRs,  começou a ter abordagens mais significativas, utilizando o roteiro criado em conjunto.

Os Playbooks foram a chave para escalar o time

Durante a reestruturação dos processos de vendas, a Sales Hackers criou playbooks, para que o time comercial da ADDEE pudesse escalar. Hoje esse material dá apoio às equipes e mantém as ações alinhadas ao planejado.

Apenas construindo Playbooks de Vendas é possível ter um processo realmente previsível e escalável.

Veja alguns playbooks que foram desenvolvidos neste projeto:

• Perfil de Cliente Ideal (ICP)
• Sales Process
• Guia de Inside Sales
• Fluxo de Vendas

“Se uma empresa B2B precisa organizar seu processo de prospecção de clientes, eu recomendo a Sales Hackers sem medo de errar!” – Luís Montanari, Gestor de Marketing e Vendas da ADDEE SolarWinds MSP

Colhendo os frutos

Durante a reestruturação das equipes foi introduzido um ramp-up acelerado para SDRs.

Oito meses após o início do projeto, a ADDEE possui um time mais focado e direcionado a resultados. Destacamos a vendedora Mariana Teoro que bateu a meta do time todo em um mês que encarou sozinha esse desafio.

Além de garantir um ganho significativo na geração de oportunidades, constatamos um aumento na taxa de conversão de Oportunidade para Venda de aproximadamente 57%.

O que mudou após a reestruturação comercial

Hoje a ADDEE SolarWinds MSP tem uma área de SDRs estruturada, o onboarding do time desenhado, com gestor especialista, e playbooks desenvolvidos pela Sales Hackers que permitem maior ganho de escala na operação. Quer ver esses resultados na sua empresa?

Se seu time de Pré-Vendedores têm dificuldade em entregar leads quentes para a área de vendas, saiba que existem muitos detalhes para serem ajustados e planejados.

Não é da noite para o dia que se monta uma área que gera os tão sonhados resultados. Tem muito trabalho por trás disso. E nada melhor do que um especialista para te ajudar nessa jornada.

Se quiser saber como utilizar processos escaláveis para gerar mais resultados fale com um de nossos consultores e veja como podemos ajudá-lo.

A Análise SWOT é um framework que auxilia a identificar e avaliar os fatores internos e externos que podem causar impactos em uma empresa, sendo que este processo envolve quatro áreas: pontos fortes, pontos Fracos, oportunidades e ameaças.

Ou seja, a análise SWOT pode contribuir para o processo de tomada de decisão a partir de uma representação visual dos vários fatores que têm maior probabilidade de afetar um negócio, projeto, iniciativa ou indivíduo, para alcançar com êxito um objetivo.

Frequentemente usada no início ou como parte de um exercício de planejamento estratégico a análise SWOT é considerada um importante suporte para a tomada de decisões, pois permite que uma empresa descubra oportunidades que antes não eram conhecidas, assim como identificar ameaças antes que elas se tornem um problema real.

Por isso, vamos te explicar neste post para que serve a Análise SWOT. Afinal ela deve ser parte do processo geral do planejamento corporativo, a fim de contribuir na estruturação de metas. Vamos lá!

Você conhecerá:

• Os elementos da análise SWOT
• Os motivos para utilizar a análise SWOT
  • Uso eficiente dos recursos
  • Otimização da performance operacional
  • Descoberta de novas oportunidades
  • Melhoria da gestão de riscos
  • Posicionamento competitivo e estratégico

Os elementos da análise SWOT

Como seu nome indica, uma análise SWOT é composta de quatro elementos:

• Pontos fortes, strengths: atributos internos e recursos que suportam um resultado bem-sucedido;
• Pontos fracos, weaknesses: atributos internos e recursos que funcionam contra um resultado bem-sucedido;
• Oportunidades, opportunities: fatores externos que a entidade pode capitalizar ou usar em seu benefício;
• Ameaças, threats: Fatores externos que podem comprometer o sucesso da entidade

A matriz SWOT é frequentemente usada para organizar itens identificados em cada um desses quatro elementos. Estruturada em um quadrado dividido em quatro quadrantes, no qual cada quadrante representa um dos elementos específicos. Os decisores identificam e listam pontos fortes específicos no primeiro quadrante, pontos fracos no próximo, depois oportunidades e, finalmente, ameaças.

Os motivos para utilizar a análise SWOT

A estratégia de negócios e o processo de tomada de decisão são amplamente influenciados pelo mercado. Entender o ambiente no qual uma empresa está inserida é um dos primeiros passos e como seus fatores internos impactam a empresa são chaves para se alcançar o sucesso.

Por isso, separamos alguns motivos que confirmam que as descobertas feitas na análise SWOT podem contribuir para o desenvolvimento de um negócio.

Uso eficiente dos recursos

Toda empresa, mesmo as maiores,  tem a disposição uma oferta finita de mão-de-obra, capacidade de produção e capital. Avaliar os pontos fortes da empresa ajuda a determinar como alocar esses recursos de uma maneira que resulte no maior potencial possível de crescimento de receita e lucratividade.

A alta direção deve examinar onde a empresa tem pode competir com maior eficiência. Nesta análise geralmente se descobre que existem forças competitivas que ainda não foram totalmente utilizadas.

Otimização da performance operacional

Quando a direção e gerência analisa os pontos fracos da empresa, o objetivo não é apontar culpados por deficiências de desempenho do passado. É identificar as áreas mais críticas que precisam ser aprimoradas para que a empresa possa competir com maior eficiência.

Uma avaliação realista das fraquezas também evita erros estratégicos, como entrar em um mercado com produtos que são claramente inferiores ao que os concorrentes estão oferecendo.

A melhoria contínua em todas as áreas operacionais de uma empresa é um fator importante para se manter à frente dos concorrentes. Por isso, na análise SWOT, os pontos fracos atuais podem, e devem, ser transformados em forças futuras.

Descoberta de novas oportunidades

O crescimento das empresas requer a busca de novas oportunidades, incluindo novos grupos potenciais de clientes, expansão geográfica e desenvolvimento de novas categorias de produtos e serviços.

Por meio de uma análise SWOT é possível identificar oportunidades emergentes para antecipar oportunidades de longo prazo para que todo o planejamento desta nova oportunidade possa ser feito e estar pronto para entrar no mercado quando for a hora certa.

Melhoria da gestão de riscos

Uma ameaça na análise SWOT é outro termo para risco. Uma ocorrência fora do controle da empresa que poderia ter um impacto negativo no desempenho, por exemplo. As empresas enfrentam muitas ameaças além daquelas causadas por concorrentes diretos.

Mudanças no ambiente regulatório podem ter um impacto negativo no desempenho organizacional. Os gostos dos consumidores podem mudar abruptamente, como quando uma recessão faz com que estes reduzam a compra de bens e serviços.

Os riscos são menos ameaçadores para uma organização quando mapeados antecipadamente. Conhecendo-os, é possível desenvolver planos de contingência para implementá-los rapidamente, caso as ameaças se tornem realidade. A análise SWOT contribui para que a empresa esteja melhor preparada para enfrentar diversos cenários externos à organização.

Posicionamento competitivo e estratégico

Uma boa tática é estruturar uma análise SWOT dos seus principais concorrentes. Combinada com as informações da análise SWOT da empresa, a equipe é possível elaborar estratégias para manter a empresa competitiva e bem posicionada em relação aos seus concorrentes.

Ou seja, a empresa busca atacar as fraquezas dos concorrentes com seus próprios pontos fortes. É muito parecido com o planejamento do jogo no futebol, em que são identificados os pontos fracos o time adversário.

Da mesma forma, não se deve atacar um ponto forte de um concorrente quando não se tem uma vantagem competitiva ainda maior. A análise SWOT mostra uma empresa que mesmo seus concorrentes mais poderosos têm pontos fracos que podem ser explorados e pontos fortes que devem ser monitorados.

Portanto, além de ser importante encontrar pontos fortes e oportunidades, as empresas que desejam se manter competitivas no mercado devem identificar ameaças externas e fraquezas que inibam, ou impossibilitem, o sucesso do seu negócio. A análise SWOT é feita como parte do processo geral de planejamento corporativo, no qual as metas são definidas ano e as estratégias são criadas para alcançá-las.

Embora esses problemas nem sempre possam ser evitados, a análise SWOT ajuda a prever antecipadamente os desafios. Ao identificar ameaças, evita-se cometer erros comuns aos negócios, assim como permite posicionar um produto em um mercado competitivo ou entrar em um ambiente no qual o cenário é desfavorável.

Se você já realizou a análise SWOT da sua empresa, sabe o diferencial competitivo que ela pode trazer. Deixe nos comentários como foi sua experiência e os principais benefícios deste framework.